Bestuurssecretaresse | 32 uur
Dit ga je doen
Als bestuurssecretaresse ben jij een onmisbare schakel binnen de organisatie van de gemeente Harlingen. Je hebt een veelzijdige rol waarin agendabeheer, communicatie, vergaderondersteuning en organisatie samenkomen.
Je beheert complexe agenda’s en e-mailboxen, stemt overleggen af met teamleiders, directie en bestuurders en bewaakt deadlines en aanlevertijden — ook wanneer dit buiten reguliere werktijden speelt. Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden, organiseren en notuleren van onder andere de portefeuillehoudersoverleggen en zorgt dat actiepunten goed worden opgevolgd. Daarnaast verzorg je correspondentie en ben je een belangrijk aanspreekpunt voor in- en externe relaties.
Je belangrijkste taken:
- Beheert emailboxen en agenda’s van de teamleiders en biedt ondersteuning aan een wethouder – complex agendabeheer
- Verzorgt correspondentie en representatieve werkzaamheden
- Beheert vergaderstukken in een systeem van papierloos vergaderen (iBabs).
- Contactpersoon voor in- en externe relaties.
- Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en daarbij het beheren van actiepunten/deadlines:
- Kabinetszaken
Je denkt proactief mee over het verbeteren van werkprocessen en ondersteunt projecten op het gebied van secretariële en bestuurlijke ondersteuning. Ook verricht je kabinetszaken, ondersteun je een wethouder en vervang je waar nodig bij ziekte of vakantie je collega’s binnen het bestuurssecretariaat. Uiteraard ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie en documenten en zorg je voor een goede archivering van stukken. Thuiswerken is zeker mogelijk in Harlingen! Gezien de aard van de werkzaamheden zien we je graag minimaal 3 dagen op kantoor, met een duidelijke voorkeur voor de maandagen en donderdagen.
Dit ben jij
Je bent een professionele, nauwkeurige en betrokken medewerker met een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en blijft rustig in een dynamische bestuurlijke omgeving. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en voelt feilloos aan wat nodig is om bestuur en organisatie optimaal te ondersteunen.
Wat neem je mee
- Een sterk organisatorisch vermogen en gevoel voor planning;
- Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
- Discretie en zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
- Proactieve en dienstverlenende instelling;
- Flexibiliteit en stressbestendigheid;
- Affiniteit met bestuurlijke en politieke omgevingen is een pré.
Wie zijn wij
‘Dat hest mooi deent seun.’ Een compliment van een rasechte Harlinger is goud waard. Harlingers zijn ontzettend betrokken bij hun stad of dorp en kijken dagelijks kritisch over onze schouders mee. Geen probleem, want wij zijn net zo kritisch op ons eigen werk. We doen de dingen op onze eigen manier, maar altijd met 100% inzet.
Korte lijntjes, volop verantwoordelijkheid en ambitieuze plannen. Dat is werken bij de gemeente Harlingen. Eigenwijs als we zijn, streven we grote doelen na. Juist door onze eigengereidheid weten we het ver te schoppen. Recht voor z’n raap, maar altijd met respect voor elkaar. Dat typeert onze werkwijze.
Je komt te werken binnen het team bestuurssecretariaat: een professioneel, betrokken en praktisch ingesteld team dat bestuur, directie en organisatie ondersteunt. Samen zorgen jullie voor structuur, continuïteit en een goed georganiseerde gemeentelijke organisatie.
Wat bieden wij jou?
Een afwisselende en verantwoordelijke functie in een informele werkomgeving waar samenwerking en professionaliteit centraal staan. De functie is ingeschaald in schaal 8 van de cao Gemeenten. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 4.499,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek.
In eerste instantie krijg je een jaarcontract, met de intentie om dit om te zetten naar een vast dienstverband.
Daarnaast biedt gemeente Harlingen een aantrekkelijke extra voorwaarde van 17,85% Individueel Keuze Budget (IKB) boven op je bruto jaarsalaris. Dit IKB kun je naar eigen wens inzetten. Verder krijg je goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een reiskostenvergoeding, een mobiele telefoon en laptop, een gunstig pensioenfonds, collectiviteitskorting op diverse verzekeringen en korting op jouw fitnessabonnement.
Solliciteren?
De vacature staat open tot en met vrijdag 6 februari 2026. De briefselectie vindt plaats op maandag 9 februari 2026 en de gesprekken volgen op donderdag 12 februari 2026.
De gemeente Harlingen let niet op leeftijd, sekse, afkomst, kleur of geaardheid. Bij ons tellen je kwaliteiten.
Wil je meer weten?
Voor verdere informatie over de functie kun je terecht bij:
Jasper Muskiet Teamleider dienstverlening
0642465006
j.muskiet@harlingen.nl
Voor informatie over sollicitatieprocedure en de rechtspositie kun je terecht bij :
Armanda Sterling HR adviseur
0646234048
a.sterling@harlingen.nl
Online solliciteren?
Heb je interesse in deze vacature? Stuur dan een e-mail met cv en motivatie naar: sollicitaties.097188@sollicitaties.werkeninfriesland.nl
We lezen graag wat jouw motivatie is om op deze vacature te reageren.
Sollicitaties moeten uiterlijk 06-02-2026 binnen zijn.