Medewerker (bestuur)secretariaat (32 uur)
Jouw werkzaamheden
Het bestuurssecretariaat valt onder de afdeling dienstverlening. De afdeling is dienstverlenend aan de organisatie als geheel, het management en afdelingen in het bijzonder. Op het bestuurssecretariaat werk je samen met 3 andere enthousiaste collega’s voor de burgemeester, drie wethouders en management ondersteuning.
Je werkzaamheden bestaan uit:
- Beheren van telefoon, e-mailboxen en agenda’s van voornamelijk burgemeester, daarnaast incidenteel beheer voor wethouders en management;
- Het verzorgen van correspondentie;
- Kabinetszaken;
- Representatie werkzaamheden;
- Het beheren van vergaderstukken in een systeem van papierloos vergaderen (iBabs en Djuma);
- Het voorbereiden en notuleren van vergaderingen en daarbij het beheren van actiepunten/ deadlines;
- Meedenken in processen met betrekking tot secretariële ondersteuning in het gemeentelijke belang.
Dit zijn wij
Of het nou de zilte zeelucht is, onze oer-Hollandse zeemansmentaliteit of roemruchte nautische verleden: bij de gemeente Harlingen regelen we de dingen graag op onze eigen manier. We winden er geen doekjes om, draaien niet om de hete brij heen en maken van ons hart geen moordkuil. Recht voor z'n raap, maar altijd met respect voor elkaar. Dat typeert onze werkwijze.
Met één stad en de twee prachtige terpdorpen Midlum en Wijnaldum zijn we een kleine gemeente met grote doelen. Met onze aanstekelijke ambitie weten we het ver te schoppen. Waar andere Friese gemeenten onlangs stuk voor stuk fuseerden, bleven wij zelfstandig. Vergelijk ons met het Gallische dorpje van Asterix en Obelix. Klein maar fijn. En eigenwijs als het moet.
Dit ben jij
Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële en of ondersteunende functie. Je weet hoe je moet omgaan met verschillende karaktereigenschappen en hoe te prioriteren bij complex agendabeheer met daarin verschillende gemeentelijke belangen. Bij voorkeur heb je al ervaring met Kabinetszaken. Daarnaast ben je positief ingesteld en bent een teamspeler met een gezonde dosis humor!
- Je hebt minimaal MBO+ werk- en denkniveau.
- Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Beheersing van het MS Office pakket
- Beschikbaar op de maandag en woensdag.
- Je kunt goed samenwerken met de collega’s binnen de organisatie en je bent goed in het beheren van externe contacten.
- Je kunt goed schakelen in de hectiek van de dag, prioriteiten stellen en daarin je grenzen bewaken.
- Qua persoonlijkheid ben je iemand die stevig in de schoenen staat en daarin enthousiasme en positieve energie heeft.
Dit bieden wij jou
Je komt in een enthousiast en energiek team te werken, binnen een prachtige organisatie. De functie is ingeschaald in schaal 7 cao-gemeenten. Het salaris is afhankelijk van je opleiding en ervaring en is maximaal €3612 ,- bruto per maand bij een 36-urige werkweek. In eerste instantie betreft het een dienstverband voor een jaar, met de intentie voor een vast dienstverband.
Naast een goed salaris biedt gemeente Harlingen een aantrekkelijke extra voorwaarde van 17,85% Individueel Keuze Budget (IKB) boven op je bruto jaarsalaris. Dit IKB kun je naar eigen wens inzetten. Naast een goed salaris biedt de gemeente Harlingen bijvoorbeeld een mobiele telefoon, een gunstig pensioenfonds, collectiviteitskorting op diverse verzekeringen en korting op jouw fitnessabonnement!
Vragen?
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met Almar Elkhuizen, teamleider Dienstverlening met telefoonnummer 06-25717077. Vraag over de sollicitatieprocedure? Neem contact op met Annemarijn Bok, HR adviseur met 06-25717106.
Is je belangstelling gewekt?
We horen graag van je! Reageren op deze vacature kan tot zondag 18 juni 2023 via www.werkeninfriesland.nl.(externe link)
Wil je meer weten?
Voor verdere informatie over de functie kun je terecht bij:
Almar Elkhuizen Teamleider dienstverlening
0625717077
a.elkhuizen@harlingen.nl
Voor informatie over sollicitatieprocedure en de rechtspositie kun je terecht bij :
Annemarijn Bok HR-adviseur
06-25717106
a.bok@harlingen.nl
Online solliciteren?
Heb je interesse in deze vacature? Stuur dan een e-mail met cv en motivatie naar: sollicitaties.060520@sollicitaties.werkeninfriesland.nl
We lezen graag wat jouw motivatie is om op deze vacature te reageren.
Sollicitaties moeten uiterlijk 18-06-2023 binnen zijn.
Hoe is het werken bij ons?
Wil je meer weten over hoe het werken bij gemeente Harlingen nu écht is? Lees dan de verhalen van een aantal van onze medewerkers die je precies vertellen wat het inhoudt.